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保安服務駐點單位做好日常臺賬的收集、整理、歸檔
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臺賬,原指擺放在臺上供人翻閱的賬簿,故名臺賬。久而久之,這個名詞就固定下來,實際上就是流水賬。它包括文件、工作計劃、工作匯報。

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在保安服務企業中普遍存在一種現象,分公司、機關一級的臺帳比較健全,在基層駐點單位,甚至大隊都沒有比較完善的臺帳,一些分隊長、大隊長以工作忙、不會做為借口,提供不出任何有效的管理臺帳。在保安服務過程中,管理人員是如何帶領駐點隊員履行服務合同,如何通過督促、考核等有效手段落實公司管理制度的,都沒有留下一點痕跡。甚至有的負責人認識也不到位,認為“臺帳”是“表面文章”、“花架子”、“沒有實際意義”。

但是,如果我們忽視一些證據的收集、整理,在履行保安服務合同過程中,一旦產生損害賠償糾紛,往往會因不能提供有效證據而處于不利地位。而證據需要我們在日常工作中注重點滴積累,做好日常臺賬的收集、整理、歸檔。

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2017年5月的一天凌晨4:50,一家學校駐點食堂工人上班時,發現食堂辦公室門鎖被破壞,損失現金及物品若干。學校領導要求追究保安公司的失職責任!

保安公司立即啟動問責程序,但最后認定責任不在保安!

在失竊事件發生前,保安隊長就三次遞交了隱患排查報告,發現校園存在嚴重安全隱患。一是因校園施工改造,工地和學校沒有隔離,工地內人員混雜,無法實行有效管控;二是監控、報警存在盲區,且紅外報警老化不能正常工作;三是學校擴建后,校園面積增加了雙倍,值勤保安沒有增加,夜間值勤一人值班,難以對校園全面巡查,降低夜間值勤質量,且存在安全風險。駐點分隊長將排查的安全隱患以書面形式三次報客戶主管領導,并蓋章確認后,一份留存備查,一份報學校主管辦公室。調取視頻監控也顯示,夜間值班保安從23:00--凌晨4:30對校園內進行了四次巡查,食堂在校園內部的門窗完好。證據表明,派駐保安隊員履行了自己的職責,發生事故與保安無關。事后學校立即進行了隱患整改,并承諾不追究保安的責任。

在該起事件中,如果駐點分隊長,在工作中粗心大意,不負責任,不能及時檢查、發現安全隱患,并提供書面隱患報告,用證據證明保安履行了自己的職責,那就可能被追究責任。

那么,駐點分隊需要完善哪些臺帳呢?筆者認為,一般需要做好這些臺帳:

1.值班記錄

值班記錄是保安分隊基本臺賬,主要記錄值勤過程中的重大事項、異常情況等,是值班班組一天的工作記錄,是對一個單位一天安全狀況的記載,是發現安全隱患、排查安全隱患、制訂防范措施的憑證依據。

值班記錄要妥善保存,以備查詢。

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2.來客登記

在門衛保安服務工作中,這是一項主要工作。是指保安隊員按照客戶單位的要求,對出入的人員、車輛及物品在指定的登記簿上書面予以記載的行為。作為客戶單位的第一道安全防線和窗口,既要堅持原則,又要熱情服務。在對來客來訪者進行查驗證件并進行登記時,既要注重禮節禮貌,展示良好的保安形象,又要認真觀察,及時發現可疑情況、可疑人員,增強敵情意識,注意自身安全。

3.會議記錄

及時傳達公司、客戶的工作要求、會議、文件精神,對一段時間工作進行講評,布置落實下步工作,提出努力方向和工作重點。分隊會議一般一周一次(也有分隊每日以晨會形式召開),有話則長,無話則短,這種會議形式也是分隊同志們之間溝通的一個機會。

4.隱患排查

除日巡查之外,每月進行一次全面安全檢查,特別是重大活動、重要節日前,要對轄區范圍進行一次全面的安全檢查,并形成書面材料報客戶、報公司,自己留存備檔。

5.活動專用臺賬

在公司、客戶開展安全競賽、作風教育整頓等專項活動時,要將活動開展過程中的每一個階段的落實情況如實記載下來,可以用文字、圖片、視頻等方式記載,活動力求有所創新、能取得實效。除對規定動作要按計劃完成外,對活動中的特色和亮點要進行突出表述。

6.隊員檔案

對分隊隊員 的基本情況進行記載,分隊長對每一個隊員的履歷情況、家庭情況、社會關系、心理動態等,要做到心中有數,便于做好針對性的思想工作,保持隊伍健康、穩定。

7.上級發文

上級發文及時傳達歸檔,落實情況要形成材料備查。

8.培訓、演練臺賬

保安隊員的崗前培訓、崗位輪訓、季度(月度、半年、年度)考核記錄,消防、防爆恐演練的計劃、方案、演練圖文等要及時記錄歸檔。

9.隊員考勤

隊員的排班、考勤情況要在崗點公示,每月考勤情況要留存備查。

10.規章制度

公司、客戶制訂的規章制度要形成書面材料,在組織隊員學習、培訓時要有連貫性、實效性。

11.公物管理

對客戶、公司發放的公用物資要建立臺賬,物資的領用、發放、損耗要如實記載。在分隊人員進行調整時,公用物資要列入移交。

12.滿意度調查

月度、季度、半年、年度對保安隊員的服務工作,要征求客戶單位意見,并將客戶意見及時向公司反饋,作為隊員工作表現的評定依據。

13.工作計劃、小結

分隊的月度、季度、年度要有計劃、有小結,作為分隊長要結合公司和客戶的工作要求,對每一階段的工作進行梳理,對工作重點、工作步驟,做到心中有數。

14.檢查考核

對每一項或每一階段的工作,要做到有布置、有檢查、有考核,避免干好干壞一個樣,要不斷的激勵、鞭策隊員向身邊的先進學習,做到學有榜樣,趕有目標。



15.監控、錄像資料

在保安服務工作中,利用監控、執勤記錄儀、手機等方法對執勤情況進行拍照、拍視頻進行證據鎖定,在必要時可以申請將監控視頻進行拷貝保存備查。

在實際工作中,由于崗位不同,駐點單位的要求不同,根據實際需要,各分隊所需臺賬資料不盡相同,有的單位還有車輛管理臺賬、消防值班臺賬、郵件收發臺賬等。總體來講,分隊長要在日常工作中注意證據的保留,應當有留存證據歸檔的意識。


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